Turnaround im HR-Bereich
Was war die Ausgangssituation des Projekts im HR-Bereich?
Ein mittelständisches IT-Unternehmen (KMU), organisiert als eigenständige GmbH und 100%ige Tochter einer Stadt, stand vor einer umfassenden Transformation. Das Unternehmen verantwortete sämtliche IT-Dienstleistungen – von Hardware über Software bis hin zur IT-Architektur – für die Stadt.
Im Vorfeld wurde ein neuer Geschäftsführer eingesetzt, mit klarem Mandat zur strategischen Neuausrichtung und Effizienzsteigerung. Schnell wurde deutlich, dass insbesondere der Human-Resources-Bereich (HR) strukturelle Defizite aufwies: Es existierten keine klar definierten Zuständigkeiten, keine standardisierten HR-Prozesse und keine zentrale Steuerung.
Die Position der Leitung Human Resources wurde neu geschaffen, um die HR-Transformation operativ und strategisch voranzutreiben.
Welche Ziele wurden mit der HR-Transformation verfolgt?
Ziel des Projekts war eine ganzheitliche Analyse und Optimierung aller HR-Prozesse mit Fokus auf:
•Rechtssicherheit (Compliance, Arbeitsrecht, Governance)
•Effizienzsteigerung (inkl. Kostenoptimierung)
•Praxistauglichkeit für ein mittelständisches IT-Unternehmen
Zusätzlich umfasste das Mandat:
•Übernahme von Führungsverantwortung für zwei Mitarbeitende
•Durchführung einer Leistungs- und Potenzialanalyse des HR-Teams und für Schlüsselpositionen im Unternehmen
•Entwicklung einer strategischen Handlungsempfehlung für die Geschäftsführung
•Sicherstellung des operativen Tagesgeschäfts im HR-Bereich
Damit verband sich ein klassischer HR Turnaround mit Transformationscharakter, der sowohl strategische als auch operative Elemente beinhaltete.
Wie wurde die HR-Prozessanalyse und Umsetzung konkret durchgeführt?
Die Vorgehensweise folgte einem strukturierten Transformationsansatz:
Analysephase
•Aufnahme und Bewertung bestehender HR-Prozesse
•Identifikation von Schwachstellen in Governance, Effizienz und Transparenz
•Prüfung rechtlicher Risiken (z. B. Arbeitszeitregelungen, Dokumentation)
Konzeptionsphase
•Entwicklung von HR-Governance-Strukturen
•Definition klarer Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege
•Erstellung von unternehmensweiten Richtlinien
Umsetzungsphase
•Einführung neuer Prozesse und Systeme
•Begleitung von Change-Management-Maßnahmen
•Integration in das operative Tagesgeschäft
Parallel dazu wurde die Führung der HR-Mitarbeitenden übernommen und deren Entwicklung aktiv gesteuert.
Welche konkreten Ergebnisse wurden im HR-Bereich erzielt?
Die HR-Transformation führte zu klar strukturierten und nachhaltigen Verbesserungen:
•HR Governance: Einführung unternehmensweiter Richtlinien zu Verantwortlichkeiten, Vollmachten sowie zentralen Themen wie Arbeitszeit, Urlaub, Rufbereitschaft und mobiles Arbeiten
•Kostenmanagement: Aufbau einer systematischen HR-Budgetierung und Controlling-Strukturen für Personalplanung und Gehälter
•Digitalisierung: Auswahl und Implementierung eines HR-Informationssystems mit Fokus auf Gehaltsabrechnung
•Führung & Entwicklung: Einführung eines Systems für Skill-, Potenzialmanagement und Nachfolgeplanung
•Health Management: Implementierung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) gemäß §167 SGB IX
•Talent Management: Aufbau einer betrieblichen Ausbildung für IT-Fachinformatiker
Diese Maßnahmen stärkten die Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit des HR-Bereichs deutlich.
Welche strategischen Mehrwerte ergaben sich für das Unternehmen?
Durch die HR-Transformation konnte das Unternehmen zentrale Wettbewerbsvorteile realisieren:
•Erhöhte Rechtssicherheit durch klare Richtlinien und Governance-Strukturen
•Effizienzsteigerung durch standardisierte Prozesse und Digitalisierung
•Transparenz in HR-Entscheidungen durch Controlling und klare Verantwortlichkeiten
•Stärkung der Arbeitgebermarke durch strukturierte Personalentwicklung und Ausbildung
•Zukunftsfähigkeit durch nachhaltige HR-Strategie und moderne Systeme
Insgesamt wurde der HR-Bereich von einer operativ schwachen Funktion zu einem strategischen Steuerungsinstrument entwickelt.
FAQHäufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einer HR-Transformation im KMU?
Eine HR-Transformation beschreibt die grundlegende Neuausrichtung des Personalbereichs. Im Mittelstand umfasst dies meist die Einführung strukturierter Prozesse, Digitalisierung (z. B. HR-Software), klare Governance sowie die strategische Einbindung von HR in die Unternehmensführung.
Welche Vorteile bringt eine HR-Prozessanalyse für IT-Unternehmen?
Eine systematische HR-Prozessanalyse identifiziert Ineffizienzen, reduziert rechtliche Risiken und schafft die Grundlage für skalierbare Strukturen – besonders wichtig für IT-Unternehmen mit wachsender Komplexität und Fachkräftemangel.
Wann lohnt sich die Einführung eines HR-Informationssystems (HRIS)?
Ein HRIS lohnt sich, sobald manuelle Prozesse zu ineffizient werden oder Transparenz fehlt. Besonders bei Themen wie Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Reporting bietet ein HR-System erhebliche Zeit- und Kostenvorteile.
