Design und Implementierung Global Business Services (GBS)
Warum entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer Global Business Services (GBS)-Organisation?
Das internationale Chemieunternehmen stand vor der Herausforderung, dass die Service- und Businessorientierung in den globalen Funktionsbereichen zunehmend in den Hintergrund geraten war. Obwohl die globale Harmonisierung von Prozessen erfolgreich vorangetrieben wurde, führte die starke Ausrichtung auf funktionale Ziele zu einem ausgeprägten Innenfokus der einzelnen Bereiche.
Dadurch wurden die Anforderungen der Geschäftsbereiche nicht mehr ausreichend berücksichtigt. Gleichzeitig erschwerte die Verbindung von Governance- und Serviceverantwortung eine kundenorientierte Leistungserbringung. Die Unternehmensstrategie sah deshalb eine stärkere Ausrichtung auf Service Excellence sowie eine klare Trennung von Governance und operativen Services vor.
Ziel war die Entwicklung einer modernen Global Business Services Organisation, die Geschäftsanforderungen konsequent in den Mittelpunkt stellt und gleichzeitig Effizienzpotenziale durch Standardisierung, Harmonisierung und Digitalisierung erschließt.
Welche Anforderungen musste das GBS-Transformationsprojekt erfüllen?
Das Projekt umfasste die Entwicklung eines umfassenden Global Business Services Konzepts für sämtliche Servicebereiche des Unternehmens. Dazu gehörten unter anderem:
- Finance
- Controlling
- Supply Chain Management
- Procurement
- Human Resources (HR)
- Communications
- Consulting
- Environment, Health & Safety (EHS)
- Intellectual Property
Darüber hinaus musste eine Übergangsorganisation sowie ein Zielbild für die künftige Organisationsstruktur entwickelt und umgesetzt werden. Ein wesentlicher Bestandteil war die Erweiterung bestehender Shared Service Center von rein transaktionalen Dienstleistungen hin zu Experten- und Wissensservices.
Die Einführung sollte im Rahmen eines unternehmensweiten Go-Live mit einem sogenannten „Big Bang“-Ansatz erfolgen.
Wie wurde die neue Global Business Services Organisation konzipiert und implementiert?
Die Konzeption der neuen GBS-Struktur basierte auf einer zentralen Organisation, in der sämtliche Serviceeinheiten der bisherigen globalen Funktionen gebündelt wurden.
In der ersten Phase wurde eine Matrixorganisation aufgebaut. Regionale Ansprechpartner betreuten die jeweiligen Geschäftsbereiche, während globale Service Heads die Verantwortung für die Ausgestaltung und Weiterentwicklung der Services übernahmen.
Für den Go-Live wurde ein bewährter „Lift & Shift“-Ansatz gewählt. Dabei wurden alle serviceerbringenden Einheiten weltweit zunächst unverändert aus ihren bisherigen Funktionsstrukturen in die neue GBS-Organisation überführt.
Nach der erfolgreichen Stabilisierung erfolgte schrittweise die Transformation von einer funktionalen Organisation hin zu einer prozessorientierten Struktur entlang zentraler End-to-End-Prozesse wie:
- Order-to-Cash
- Book-to-Report
- Purchase-to-Pay
- Hire-to-Retire
Dieser Ansatz ermöglichte eine nachhaltige Ausrichtung der Organisation an den globalen Geschäftsprozessen.
Welche Rolle spielte Change Management bei der Einführung der GBS-Struktur?
Das Transformationsprojekt musste innerhalb eines außergewöhnlich kurzen Zeitraums umgesetzt werden. Zwischen Projektstart und Go-Live lagen weniger als vier Monate.
Der Erfolg beruhte daher auf einer engen Zusammenarbeit zwischen Funktionsbereichen, Geschäftsbereichen und Projektteam. Parallel zur organisatorischen Transformation wurde ein umfassendes Change Management Programm umgesetzt.
Mitarbeitende, Führungskräfte, Geschäftsverantwortliche sowie Governance-Verantwortliche wurden kontinuierlich begleitet und aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden. Besonderes Augenmerk lag auf der Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses für die neue Servicekultur.
Dabei wurde die Bedeutung des Begriffs „Service“ neu definiert und als zentraler Erfolgsfaktor für die Zusammenarbeit zwischen Business und Serviceorganisation etabliert.
Welche Ergebnisse wurden durch die Einführung von Global Business Services erzielt?
Die Einführung der Global Business Services Organisation konnte erfolgreich umgesetzt werden. Sämtliche systemseitig Die Einführung der Global Business Services Organisation wurde erfolgreich umgesetzt. Alle erforderlichen Anpassungen konnten rechtzeitig abgeschlossen werden, sodass die Serviceprozesse bereits ab dem Go-Live stabil funktionierten.
Wesentliche Ergebnisse:
- Schnelle Stabilisierung der Serviceerbringung nach dem Go-Live
- Sicherung einer hohen Servicequalität
- Stärkung des Verständnisses für die Rolle von Business Services
- Grundlage für weitere Harmonisierung, Automatisierung und Digitalisierung
- Vorbereitung zukünftiger Offshoring- und Outsourcing-Initiativen
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Anpassung von über 16.000 Mitarbeiterprofilen, Rollen und Berechtigungen. Gleichzeitig wurde ein neues, bereichsübergreifendes GBS-Führungsteam etabliert.
Unter dem Leitgedanken „Better Together“ entstand eine gemeinsame Identität, die die strategische Bedeutung von Business Services für den Unternehmenserfolg nachhaltig stärkte.
FAQHäufig gestellte Fragen
Was ist eine Global Business Services (GBS)-Organisation?
Global Business Services (GBS) bündeln zentrale Unternehmensservices wie Finance, HR, Procurement oder Supply Chain Management in einer integrierten Serviceorganisation. Ziel ist es, Effizienz, Servicequalität und Kundenorientierung durch standardisierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten zu verbessern.
Welche Vorteile bietet die Einführung von Global Business Services?
Eine GBS-Organisation ermöglicht die Harmonisierung von Prozessen, höhere Servicequalität, Kosteneinsparungen, bessere Skalierbarkeit sowie die Grundlage für Automatisierung, Digitalisierung und zukünftige Outsourcing- oder Offshoring-Strategien.
Welche Erfolgsfaktoren sind bei einer GBS-Transformation besonders wichtig?
Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren zählen ein klar definiertes Zielbild, konsequentes Change Management, die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder, eine starke Servicekultur sowie eine stabile Organisation während und nach dem Go-Live.
