F&P Blog„Quality is fitness to use“ – auch im Prozessmanagement

Prozesse: Klar gedacht – überkomplex gemacht?

Wenn ich in Unternehmen komme, um Prozesse zu analysieren oder zu verbessern, erlebe ich ein wiederkehrendes Muster: Die Organisation hat Prozesse dokumentiert – oft viele, umfangreiche, detaillierte Prozesse. Doch wenn ich frage: „Wer arbeitet tatsächlich damit?“, dann wird es still.

Was ich dann sehe:

Prozesse als kilometerlange Flowcharts, überladen mit Symbolen und Sonderfällen.
Swimlane-Diagramme mit 17 Spalten und 8 Abzweigungen.
Tabellen mit 100+ Einträgen, jede davon mit „RACI“-Kennzeichnung.
Und am Ende: Kein Mensch, der weiß, wie es wirklich gedacht ist.

Die Folge: Der Prozess wird nicht gelebt, sondern umgangen.

Oder schlimmer: Er wird benutzt – aber falsch.

Prozessmanagement ist kein PowerPoint-Wettbewerb

Gute Prozesse haben nicht das Ziel, alles zu erfassen, sondern das Wichtige zugänglich zu machen.

Sie sind dafür da, Orientierung zu geben. Verantwortung zu klären. Fehler zu vermeiden. Und Effizienz zu steigern – nicht zu verhindern.

Die zentrale Frage lautet also nicht: Wie vollständig ist unser Prozessmodell? Sondern: Wie gut können ihn die Anwender verstehen, anwenden und weiterentwickeln

„Fitness to use“ heißt: verständlich, wirksam, alltagstauglich

In meiner Arbeit achte ich darauf, dass Prozesse folgenden Kriterien genügen:

Verständlich für die Zielgruppe (vom Sachbearbeiter bis zur Geschäftsleitung)
Reduziert auf das Wesentliche (80/20 statt 100/0)
Eindeutig in den Zuständigkeiten (keine grauen Zonen)
Visuell klar dargestellt (nicht in 8-Punkt-Schrift auf DIN-A0)

Denn: Wenn ein Prozessdokument überfordert oder abschreckt, wird es ignoriert.

Und dann ist es wirkungslos – egal wie gut es gemeint war.

Mein Beitrag: Komplexität reduzieren – Wirkung steigern

Ich überarbeite Prozesse so, dass sie nicht nur „bestehen“, sondern genutzt werden. Dazu gehört:

Vereinfachung der Struktur ohne Qualitätsverlust.
Klare Sprache statt Fachchinesisch.
Priorisierung statt Gleichgewichtung aller Eventualitäten.
Integration in bestehende Arbeitsmittel – statt paralleler Ablage im SharePoint-Dschungel.

Ich frage nicht nur: Was soll der Prozess regeln?, sondern:

👉 Was brauchen die Nutzer, um ihn wirksam anzuwenden?

Praxis: Vom Prozess-Monster zur Handlungsroutine

Bei einem Mandanten im Stahlbau gab es ein 32-seitiges QM-Dokument zur Reklamationsbearbeitung. Niemand nutzte es – zu aufwändig, zu unverständlich, zu theoretisch.

Ich habe es auf 5 übersichtliche Schritte reduziert, in einem One-Pager visualisiert und mit der Produktion abgestimmt. Ergebnis:

Weniger Fehler,
schnellere Rückmeldung an Kunden,
bessere Datenlage für die Geschäftsleitung.

Das ist „fitness to use“.

Fazit: Prozesse sind Werkzeuge – keine Kunstwerke

Ein guter Prozess nützt nichts, wenn ihn niemand versteht. „Fitness to use“ heißt: verständlich, schlank, wirksam.