Von Dipl.-Ing. Nico Pohlmann / Partner

In vielen Unternehmen steht als ein Baustein der Digitalisierung auch die Umstellung auf einen Datenbank-basierten Produktkatalog an, der neben einem Webshop und einer Anbindung an das ERP-System eine schnelle und partielle Erstellung von Produktkatalogen oder Katalogauszügen zu speziellen Marketinganlässen ermöglicht.

PIM steht für Product Information Management und ist als ein digitales Produktmarketinginstrument zu verstehen.

Am Beispiel eines Unternehmens der Verkehrstechnik mit StVO-Verkehrszeichen und der entsprechenden Befestigungs- und Montagetechnik sowie Baustellensicherungen wurde ein PIM-Projekt erfolgreich realisiert.

Was sind die Vorteile eine PIM-Systems?

Neben der Erfassung der Artikelnummer und der technischen Spezifikationen in Form von Kurz- und Langtextbeschreibungen lassen sich auch die Preise und Bilder zum Sortiment sehr einfach verwalten und kundenspezifisch anpassen und zur Verfügung stellen. Wir sprechen hier von saisonalen Katalogauszügen oder von speziellen Angeboten für eine bestimme Kundengruppe mit daraufhin abgewandelten Preisen. Es bedarf keiner Experten, um Preise oder Rabattgrenzen einer einzelnen Produktgruppe individuell für einen Zeitraum anzupassen oder nur Katalogauszüge für eine bestimmte Kundengruppe zu erstellen. Hierbei sprechen wir nicht nur über den Papierkatalog, der in kleiner Auflage über den lokalen Laserdrucker erstellt werden kann, sondern auch die automatische Verbindung zu einem Web-Katalog. Und in diesem Web-Katalog wird wie bei AMAZON, ein intelligentes Cross-Selling realisiert. Hiermit erreicht man auch eine steigende Kundenbindung, da es für den Kunden viel einfacher ist das Verkehrszeichen zusammen mit der notwendigen Befestigungstechnik auf einer Seite zu bestellen. Das Cross-Selling lässt sich auch im zu druckenden Katalog durchführen, ist aber deutlich effizienter in der Web-basierten Version.

Ist das System über eine Schnittstelle zum ERP-System verbunden, kann die komplette Preispflege in nur einem System durchgeführt und in das gekoppelte automatisch übertragen werden.

Aktueller Stand bei vielen mittelständischen Unternehmen

Es gibt einen gedruckten Katalog mit Artikelnummern und Preisen und ggfs. auch einer Preisgruppenzuordnung, die die max. Rabatthöhe widerspiegelt. Diese Version des Produktkatalogs gibt es auch als PDF-Version mit Suchfunktion. Die Grafikdateien und Bilder/Fotos sind in einem speziellen Grafikprogramm bearbeitet worden und dort auch gespeichert. Durch diese Entkopplung von Grafiken, Texten und Basisinformationen zum Produkt ist ein Neudruck mit veränderten Preisen oder Neuerungen an Produkten mit anderen technischen Spezifika und Grafiken immer ein größerer Aufwand. Für die Realisierung braucht es immer auch eine Grafikerin oder einen Grafiker mit entsprechender Software.

Open Source Lösung vs. Integrierter Lizenzsoftware

Im ersten Schritt zur Einführung wird ein Lastenheft und die Anzahl der Produkte benötigt. Hierbei ist zu bedenken, dass jede Produktvariante in der Ausprägung eine eigene Artikelnummer im Datenbanksystem bedeutet – in dem vorliegenden Fall handelte es sich um ca. 24.000 verschiedene Verkehrszeichen und ca. 1.000 Artikeln im Rahmen der Pfosten, Schellen und anderen Artikeln zur Bauabsicherung. Diese große Menge an Artikelnummern spiegelt sich auch in den Kosten für eine Lizenzversion wider. Neben der reinen Quantität ist ausschlaggebend inwieweit Grafikdateien und Texte schon digital vorliegen oder erst noch erzeugt werden müssen. In unserem Fall mussten aufgrund der suboptimalen Bildqualität viele Grafiken neu erstellt werden.

Viele Systemanbieter arbeiten mit der Open Source Lösung von PIM-Core als Datenbank mit Schnittstellen zu Grafikprogrammen und ERP-Systemen. Andere Systeme mit integrierter Grafik und Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme wiederum lassen den „one-stop-shop“ zu. Hier bekommt man als Unternehmen die komplette Lösung aus einer Hand inkl. der Grafikerstellung und Bildbearbeitung. Auch diese Dienstleistung bieten IT-Häuser bei ihren PIM-Projekten mit an – sie kommen allerdings in vielen Fällen von Kooperationspartnern, so dass man mehrere Ansprechpartner in der Realisierung hat.

Investitionsvolumen und Folgekosten

Unabhängig von der Wahl des Produkts kann grundsätzlich von einem Investitionsvolumen von min. T€ 100,- im ersten Jahr ausgegangen werden. Für die Abwägung zwischen den Anbietern und der Frage mit oder ohne Lizenzkosten zu arbeiten ist eine der wichtigsten Fragen die vorhandenen Marketing- und IT-Personalressource. Bei dem gewählten Ansatz mit den Verkehrszeichen gab es weder die IT-Ressource für Änderungen an der Datenbankstruktur bzw. den Druckregeln und Formatierungen in den verschiedenen Ausgabeformaten noch eine grafische Zuarbeit durch fehlendes Personal und fehlende Software.

So fiel die Entscheidung in diesem Projekt eindeutig zugunsten des integrierten Vollanbieters mit selbst entwickelter Software und Lizenzgebühren. Es ist ein Irrglaube, dass die nicht lizensierte Open-Source-Software grundsätzlich günstiger zu haben sei. Natürlich fallen die Lizenzgebühren der Software als Folgekosten jährlich wieder an und müssen den Personal-Einsparungen in der IT und der Grafik gegenübergestellt werden.

Haben Sie Interesse an solch einem digitalen Umstieg? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir haben Erfahrungen in diesem Bereich.

Erfahren Sie hier, welcher unserer Partner für Ihr Projekt geeignet ist.

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