ERP-Einführung im Mittelstand – eine ständige Herausforderung

Wenn sich mittelständische Unternehmen heute entscheiden, eine neue ERP-Software einzuführen, sind die dafür verantwortlichen Beweggründe oft die gleichen. Sie resultieren aus der Erkenntnis, dass die bisherige Lösung den gestiegenen Anforderungen nicht mehr standhält. Bevor Unternehmen eine ERP Einführung ist die richtige Planung am wichtigsten. Ratsam ist es hier einen Experten hinzuzunehmen, der Sie bei einem reibungslosen Ablauf unterstützt.

Gründe für die ERP System Einführung

Wichtige Gründen hierfür können die folgenden Punkte sein:

  • Das Berichtswesen liefert nicht oder nicht mehr in ausreichendem Maße Zahlenwerke, welche die für die Unternehmens- und Prozesssteuerung notwendige Transparenz gewährleisten.
  • Das Unternehmen expandiert, es kommen neue Tochtergesellschaften im In- und Ausland hinzu, die im Rahmen des Konzernabschlusses zu konsolidieren sind und eigene Anforderungen an das ERP-System mitbringen.
  • Eine immer höhere Anzahl von Geschäftsvorfällen bringt die bisherigen Prozesse an den Rand ihrer Leistungsfähigkeit oder gar darüber hinaus.
  • Die Komplexität der Unternehmensprozesse steigt, die u.a. durch eine immer höhere Variabilität der Produkte und durch eine zunehmende Vernetzung mit Lieferanten- sowie Kundenprozessen getrieben wird.
  • Das bisherige ERP-System steht am Ende seines Lebenszyklusses: Die Wartung wird immer aufwendiger, es gibt viele Eigenentwicklungen und die Stammdatenqualität hat sich über die Jahre stark verschlechtert. Ein Know-How-Verlust droht, wenn nicht alle ursprünglichen Mitarbeiter mehr im Hause sind.

ERP Einführung Vorgehensmodell

Ist der Beschluss für die Anschaffung eines neuen ERP-Systems gefallen, steht ein Unternehmen vor einer Reihe von anspruchsvollen Herausforderungen, deshalb ist es wichtig dabei systematisch folgende Fragen zu beantworten:

Welche ERP Softwarelösung ist für das eigenen Unternehmen am besten geeignet?

Abzuwägen sind bspw. fachliche Anforderungen, die aus dem Geschäftsbetrieb herrühren, die Kosten der Anschaffung und Inbetriebnahme. Die Marktdurchdringung der Systemlösung ist in die Überlegungen zum Investitionsschutz einzubeziehen.

Welches IT-Systemhaus soll die Implementierung durchführen?

Die damit einhergehenden Fragen beziehen sich auf Referenzen mit ähnlichen Kunden oder Kundenumfeldern im Mittelstand, auf die Projekt- und Einführungsmethoden und nicht zuletzt auf die Kosten. Ein Vergleichen der Angebote fällt oftmals schwer.

Wie ist der Implementierungsvertrag mit dem Systemhaus der Wahl fachlich zu gestalten?

Hier lauern Gefahren, da viele Anbieter preislich günstige Angebote erstellen, die eine Reihe von Leistungspflichten auf den Kunden übertragen. Sind diese zu umfänglich, steigt das Risiko, dass es im Zuge der Implementierung zu Nachbeauftragungen kommen wird, die das Projekt erheblich verteuern. F&P übernehmen keinerlei Beratung im Hinblick auf die rechtliche Ausprägung von Implementierungsverträgen. Wir stellen gerne den Kontakt zu Rechtsanwaltssozietäten her, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben.

In welcher Weise ist das Einführungsprojekt zu planen?

Jetzt werden die Grundlagen gelegt, die für ein erfolgreiches Projekt notwendig sind. Hierzu zählen etwa die wichtigsten Milestones, die klare Regelung von Verantwortlichkeiten, die Zurverfügungstellung von ausreichenden Ressourcen über die gesamte Projektdauer seitens des Unternehmens. Auch der Change-Prozesses, der die Organisation auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, ist zu gestalten.

Wie ist das Projektcontrolling zu konzipieren?

Eine genaue Definition der Liefergegenstände oder Arbeitspakete ist ebenso vorzunehmen wie die Festlegung von Kennzahlen und Messgrößen. Der jeweilige Arbeitsstand des Implementierungsprojektes soll zuverlässig widergespiegel