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Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses │ F&P

Experte: Dipl. Oek. Sascha Stockfisch
Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) hat eine entscheidende Bedeutung in Unternehmen, vor allem im Bereich des Einkaufs. Durch die Automatisierung können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Transparenz verbessern und mögliche Fehlerquellen minimieren. In diesem Artikel werden wir genauer darauf eingehen, was der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst, welche Schritte er beinhaltet und welche Herausforderungen damit verbunden sind. Zudem werden wir die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses erläutern und geeignete technologische Lösungen vorstellen.

Was ist der Purchase-to-Pay-Prozess?

Der Purchase-to-Pay-Prozess, auch bekannt als Procure-to-Pay-Prozess, beschreibt den gesamten Ablauf von der Bedarfserkennung bis zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen. Er umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Einkauf, von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung und Zahlung. Der P2P-Prozess spielt eine entscheidende Rolle für die reibungslose Abwicklung des Beschaffungs- und Zahlungszyklus eines Unternehmens.

Erfolgreich steuern und kontrollieren: Die Bedeutung des P2P-Prozesses

Der Purchase-to-Pay-Prozess betrifft verschiedene Abteilungen und Hierarchieebenen innerhalb eines Unternehmens, darunter der Einkauf, die Logistik, die Buchhaltung und das Finanzwesen. Ein manuell durchgeführter P2P-Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Indem Unternehmen den Prozess automatisieren, können sie ihre Effizienz steigern, Kosten reduzieren und eine bessere Kontrolle über den gesamten Beschaffungs- und Zahlungszyklus erreichen.

Insgesamt spielt der Purchase-to-Pay-Prozess eine entscheidende Rolle für die effektive Steuerung der Beschaffungs- und Zahlungsaktivitäten. Eine optimale Gestaltung dieses Prozesses trägt zur Transparenz und Compliance bei, was wiederum die Gesamtleistungsfähigkeit stärkt sowie Wettbewerbsvorteile schafft.

Von der Anfrage bis zur Zahlung – die Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess

Der P2P-Prozess besteht aus mehreren Schritten, die nahtlos ineinandergreifen, um einen effizienten Beschaffungs- und Zahlungsprozess sicherzustellen. Typischerweise sind die folgenden Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess enthalten:

  1. Bedarfsmeldung und Bedarfserkennung

Der Prozess beginnt mit der Identifizierung des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen. Mitarbeiter melden ihren Bedarf in der Regel an ihre Vorgesetzten, die den Prozess einleiten.

  1. Angebotsvergleich und Bestellung

Nachdem der Bedarf feststeht, erfolgt der Vergleich der Angebote von verschiedenen Lieferanten. Dank eines modernen Lieferantenmanagements können Unternehmen verlässliche Lieferanten mit den besten Konditionen auswählen. Sobald der ideale Lieferant gefunden ist, wird die Bestellung aufgegeben.

  1. Wareneingang und Rechnungsstellung

Nach dem Versand der Bestellung durch den Lieferanten trifft die Ware im Unternehmen ein. Mitarbeiter überprüfen die Lieferung und gleichen sie mit den Bestelldaten ab. Anschließend stellt der Lieferant eine Rechnung über die erbrachten Leistungen aus.

  1. Rechnungsprüfung und Freigabe

Die eingehende Rechnung wird mit der Bestellung und den tatsächlich gelieferten Waren abgeglichen. Dabei sind Preise, Mengen und vereinbarte Konditionen zu überprüfen. Nach erfolgreicher Durchsicht erfolgt die Weiterleitung der Rechnung zur Freigabe.

  1. Zahlung und Buchhaltung

Sobald die Rechnung freigegeben ist, erfolgt die Zahlung an den Lieferanten gemäß vereinbarten Zahlungsbedingungen. Gleichzeitig sind die relevanten Buchhaltungseinträge zu erstellen, um den Zahlungsvorgang ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Die Fallstricke des Purchase-to-Pay-Prozesses: Herausforderungen und Hindernisse

Der Purchase-to-Pay-Prozess stellt eine komplexe Herausforderung dar, die durch verschiedene Faktoren erschwert wird. Unternehmen sehen sich mit langen Durchlaufzeiten, Medienbrüchen zwischen den Prozessschritten, mangelnder Transparenz, Mehrarbeit für Mitarbeiter und unzureichender Liquiditätsplanung konfrontiert.

Diese Schwierigkeiten können sich negativ auf die Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens auswirken. Lange Durchlaufzeiten im P2P können zu Verzögerungen bei der Beschaffung führen und somit die Produktionskette stören sowie potenziell Umsatzeinbußen verursachen. Kommunikationsprobleme und Informationsverluste aufgrund von Medienbrüchen zwischen den verschiedenen Prozessschritten machen es schwerer, Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Prozess sicherzustellen.

Zusätzlich kann fehlende Klarheit im Purchase-to-Pay-Prozess zu Dateninkonsistenzen führen, die wiederum Bestellungs- und Rechnungsfehler verursachen können. Mitarbeiter benötigen möglicherweise zusätzliche Zeit, um fehlende Informationen zu ergänzen oder aufzuklären, was zu ineffizienten Abläufen und Ressourcenbindung führt. Der Verlust von Skonto durch verspätete Zahlungen kann zusätzliche Kosten verursachen und die Lieferantenbeziehung beeinträchtigen.

Eine unzureichende Liquiditätsplanung infolge unerwarteter Ausgaben im Purchase-to-Pay-Prozess kann finanzielle Engpässe herbeiführen und die finanzielle Stabilität gefährden. Daher ist es entscheidend, diese Herausforderungen zu erkennen und effektive Lösungen einzuführen, um die Effizienz sowie Rentabilität des Purchase-to-Pay-Prozesses zu steigern.

Vorteile der Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess ist sinnvoll, um die verschiedenen Herausforderungen zu bewältigen und zahlreiche Vorteile zu erzielen, zum Beispiel:

  1. Erhöhte Effizienz

Die Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten und beschleunigt eine Vielzahl der Prozesse. Mitarbeiter sparen Zeit bei administrativen Tätigkeiten und können sich stärker auf strategischere Aufgaben fokussieren.

  1. Mehr Transparenz und Kontrolle

Dank automatisierten P2P-Prozesses erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über den gesamten Beschaffungs- und Zahlungszyklus. Dies führt zu besserer Kontrolle, schnelleren Reaktionszeiten und verbesserten Deeskalationsmöglichkeiten bei Konflikten.

  1. Reduzierung von Fehlern und Risiken

Die Verwendung intelligenter Algorithmen minimiert menschliche Fehler in der Dateneingabe und -verarbeitung. Somit lassen sich Abweichungen rasch erkennen und rechtzeitig beheben.

  1. Kosteneinsparungen

Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess führt zu Kosteneinsparungen, da weniger manuelle Arbeitsstunden benötigt werden. Die Optimierung von Zahlungsbedingungen ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, Skonto zu nutzen, was zusätzliche Einsparungen bringt.

  1. Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Auch die Beziehung zu den Lieferanten profitiert von automatisierten Prozessen. Einheitliche Kommunikationswege und schnellere Zahlungen tragen dazu bei, eine vertrauensvolle und langfristige Partnerschaft aufzubauen.

  1. Zeitersparnis

Automatisiert ablaufende Schritte sparen Zeit. Somit lassen sich Bestellungen schneller bearbeiten und Rechnungen zeitnah bezahlen. Auch verkürzte Lieferzeiten sind von Vorteil.

  1. Compliance und Einhaltung von Richtlinien

Mit Hilfe von automatisierten Workflows und Überprüfungen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Prozesse und Transaktionen den internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Dies reduziert das Risiko von Bußgeldern und Reputationsschäden durch Nicht-Einhaltung von Compliance-Standards.

  1. Datenanalysen und Reporting

Mit einem programmgesteuerten Purchase-to-Pay-Prozess lassen sich umfangreiche Daten generieren, die für Analysen und Reporting genutzt werden können. Fundierte Daten schaffen eine Grundlage für eine bessere Entscheidungsfindung und eine langfristige Planung.

  1. Skalierbarkeit

Die Automatisierung des P2P-Prozesses ermöglicht Unternehmen eine einfache Skalierung. Bei steigender Geschäftstätigkeit oder erhöhter Anzahl der Transaktionen lassen sich Abläufe nach Bedarf anpassen. Die Skalierbarkeit erleichtert es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und das Unternehmenswachstum zu unterstützen.

Technologische Lösungen für die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Technologische Lösungen für die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses umfassen verschiedene Software-Tools und Plattformen. Diese dienen der Unterstützung, um den gesamten Prozess effizienter und transparenter zu gestalten. Zu den gängigen technologischen Lösungen gehören E-Procurement-Systeme, E-Invoicing-Plattfor