F&P case studiesOrganisationsentwicklung und Prozessoptimierung bei starkem Wachstum
Experte: Veit Velten
F&P Case studiesAusgangssituation
· Hoch defizitäres Unternehmen im Anlagenbau mit zwei Standorten
· Umsatzwachstum von ca. 10 Mio. € auf 65 Mio. € innerhalb von vier Jahren (rund 120 Projekte pro Jahr)
· Strukturen und Prozesse wurden dem Wachstum nicht angepasst
· Kritische Projekte liefen aus dem Ruder, kontrollierte Schließung notwendig
· Ziel: Skalierung der Organisation ohne signifikanten Personalaufbau und Rückkehr in die Gewinnzone
· Mitarbeiter dauerhaft überlastet, arbeiteten im „Feuerlöschmodus“
· Projektmanagement stark unstrukturiert, fehlende Eigenmotivation
· Keine Transparenz in Projektplanung und Auftragsbestand
F&P Case studiesAufgabenstellung
· Analyse und Optimierung des gesamten Operationsprozesses
· Identifikation und kontrollierte Schließung kritischer Projekte
· Aufbau eines transparenten Projektportfolios zur Planung und Steuerung der Kapazitäten
· Entwicklung und Implementierung effizienter Prozesse zur Bewältigung des Projektvolumens
· Schulung und Motivation der Mitarbeiter zur Anwendung der neuen Abläufe – Fokus auf strukturiertes Projektmanagement
Branche/ Funktion/ Umfeld/ Experte
- Sondermaschinen- und Anlagenbau in der Automobilindustrie
- Director Operations
- Dipl.-Wirtsch.-Ing. Veit Velten
Projektbeschreibung
· Analyse bestehender Prozesse und Strukturen sowie Identifikation der Leistungsträger innerhalb der Teams zur aktiven Mitgestaltung
· Entwicklung einer schlanken, klar strukturierten Prozesslandschaft mit wenigen, aber präzise definierten Abläufen und Schnittstellen („Quality is fitness to use“)
· Systematische Identifikation kritischer und langlaufender Projekte im Rahmen strukturierter Projektreviews
· Bildung temporärer Taskforce-Teams zur zügigen und konsequenten Abarbeitung der betroffenen Projekte
· Hauptfokus auf dem Projektmanagement als erfolgskritischem Hebel im Projektgeschäft
Einführung des Push-Pull-Prinzips
o Push: Neue Prozesse wurden aktiv durch das geschulte Projektmanagement in die Teams getragen
o Pull: Projektmanagement übernahm zugleich Verantwortung für die Einhaltung und Verankerung der Prozesse
·Vermeidung teurer und ineffizienter flächendeckender Schulungen durch gezieltes Arbeiten mit Multiplikatoren
Gründung der Abteilung Order Management zur Schaffung von Transparenz und Struktur in der Ressourcen- und Projektplanung
o Einführung visueller Tools (Soll-Ist-Vergleich, Projektstatusdarstellungen) zur messbaren Steigerung der Liefertreue
Erhöhung der Mitarbeitermotivation durch:
o Anpassung des Führungsstils an die Persönlichkeitsstruktur der Teams
o Aktive Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessgestaltung – Identifikation mit den „eigenen“ Lösungen
o Deutlich reduzierte Arbeitslast durch effiziente Prozesse und Beendigung belastender Altprojekte
Ergebnis
Gestärkte persönliche Entwicklung und Klarheit über die Zu•Rückkehr in die Gewinnzone innerhalb weniger Monate
Durch die gezielte Schließung kritischer Projekte, die Optimierung der Abläufe und die verbesserte Ressourcennutzung konnte das Unternehmen nachhaltig stabilisiert und wirtschaftlich saniert werden.
Deutliche Reduktion von Nacharbeiten und Eskalationen
Die Einführung standardisierter Prozesse und klarer Verantwortlichkeiten führte zu einer spürbaren Qualitätssteigerung in der Projektabwicklung und damit zu höherer Kundenzufriedenheit und geringeren Folgekosten.
Transparente Ressourcen- und Projektplanung durch Einführung der Abteilung Order Management
Die neue Abteilung ermöglichte erstmals eine verlässliche Übersicht über Auftragsbestand, Projektfortschritt und Kapazitätsauslastung – eine wesentliche Grundlage für fundierte operative Entscheidungen.
Projektmanagement deutlich gestärkt – von reaktiv zu strukturiert und proaktiv
Durch gezielte Schulung und Einbindung der Projektleiter wurde das Projektmanagement professionalisiert. Es übernahm Verantwortung für Prozessumsetzung und wurde zum zentralen Steuerungsinstrument der Organisation.
Hohe Akzeptanz der neuen Prozesse durch gezielte Beteiligung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter waren aktiv in die Entwicklung der neuen Strukturen eingebunden. Das förderte nicht nur die Identifikation mit den Veränderungen, sondern auch deren nachhaltige Verankerung im Arbeitsalltag.
Organisation strukturell und operativ für weiteres Wachstum gerüstet
Ohne zusätzlichen Personalaufbau konnte die Organisation so aufgestellt werden, dass sie künftig auch bei hohem Projektvolumen effizient und stabil agieren kann. Die Skalierbarkeit wurde deutlich verbessert.
Kundenreferenz
- Anlagenbauunternehmen
- Umsatz i.H.v. 65 Mio. €
